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Warum eine neue Registriersoftware?

Die Registrierung mit EXCEL stößt auf das Problem, dass die unterschiedlichen EXCEL Versionen einen großen Aufwand darstellen

Was ist iGRINS?

Mittels iGRINS können die Daten über das Internet verwaltet werden.

Wo sind die Daten (Datenbanken)?

Die Datenbank wird auf dem Server des LV gehalten. Jede Gruppe erhält eine eigene Datenbank. Es gibt keine Verbindungen zwischen den Gruppendatenbanken und den Datenbanken des LV

Wer liest die Daten?

Die Gruppendatenbanken werden niemals vom LV ausgelesen.
Zur Registrierung wird eine GRINS Datei erzeugt. Diese kann noch nachbearbeitet werden.
Die GRINS Datei wird, wie bisher an den Landesverband gesendet.

Wer hat die Kontrolle über die Daten?

Die Gruppe hat weiterhin die vollständige Kontrolle über die Daten.

Wie funktioniert die Registrierung?

Im allgemeine wie bisher. Die Daten werden in der Anwendung gewartet. Es wird ein Excel erzeugt. Dieses kann noch nachbearbeitet werden. Die Excel Datei kann wie bisher an den LV per Mail gesendet werden.

Was hat es mit dem Status "zu registstrieren" auf sich?

Es ist an sich eine gute Idee alle Personen beim Beginn der Registrierperiode auf 'inaktiv' zu setzen. Dabei würde aber die Information der 'wirklich' inaktiven verloren gehen. Es wurde ein weitere Status 'zu registrieren' (Kennzeichen "R") eingeführt um dieses Manko zu beheben.

Forschlag beim Registrieren:

1) Setze alle aktiven auf 'zu registrieren'
2) Führe die Registrierung durch. Personen welche registriert werden erhalten den Status 'aktiv'
3) wenn die Registrierung abgeschlossen ist, werden die Personen, welche noch 'zu registrieren' haben auf 'inaktiv' gesetzt.

Welche Daten können gespeichert werden?

Grundsätzlich kann alles gespeichert werden, was wie eine Person mit Adresse aussieht.

Für die Registrierung sind
•    Personalstammdaten
•    Gruppendstammdaten

notwendig.

Neben den Daten für die Registrierung können noch zusätzliche Daten verwaltet werden.
Für Personen
•    Zahlungsdaten (Gruppenbeitrag)
•    Ausbildungsdaten
•    Sonstige Dokumententdaten
(Gesundheitsblatt, Anmeldung,…)

Können auch noch andere Personaldaten verwaltet werden.

Das System ist in der Lage, neben den für die Registrierung notwendigen Personendaten auch noch Menschen zu verwalten, welche nicht registriert weden soll.
Dies könnten zu Beispiel:

  • Altmiglieder
  • VIP's
  • Fördere
  • Persone, welche die Gruppenzeitschrift erhalte sollen
  • u.v.a.m

Diese Personen erhalten die Adressart 'Extern'. Personen, die als Extern gekennzeichnet wurden, werden nicht zur Registrierung verwendet (exportiert).

Können die Daten in Excel exportiert werden?

Ja, Personendaten können in Excel exportiert werden.

Können Daten in Personendaten mit Excel bearbeitet werden?

Ja, die Daten könne mittels Excel erfasst und bearbeitet werden. Es existieren entsprechende Importfunktionen.

Kann ich mir eigene Abfragen erstellen?

Ja, es existiert ein Abfragetool. Daten könne mittels SQL aus der Datenbank extrahiert und entweder am Bildschirm angesehen oder als Excel exportiert werden.
Es existiert eine Funktion (extras-dbstructure) welche Informationen über die Tabellen und Feldstruktur der Datenbank bereitstellt.

Gibt es eine Benutzerverwaltung?

Der Registrierverantwortliche verwaltet sebstständig die Zugriffsinformationen. Es können beliebig viele Benutzer und Rechte vergeben werden.

Kann ich die Datebank direkt mit MSAccess bearbeiten?

Nein, es gibt keine Möglichkeit, die Datenbank mit MSAccess zu bearbeiten. Es steht dir natürlich frei, einen Personenexport in Excel zu erstellen und diesen in eine MSAccess DB zu importieren.

Kann ich eine Person in mehrer Patrouillien geben?

Nein, die Datenbankstruktru läßt dieses nicht zu. Jede Person kann nur in einer einzigen Patrouillie sein.
Es gibt mehere Möglichkeiten Personen mehren "Einheiten" zuzuteilen.

  • Kurzfristige Zuteilung:
    Labeln (siehe Eintrag Was ist ein Label)
  • Längerfristige Zuteilung
    Verwende den Reiter "Zusatz", "Funktion" in den Personendetails oder eintrag im Reiter "Sonstiges"

Was ist ein Label?

Jede Person hat ein Feld Namens Label. Dies ist für kurzfriste Einteilungen oder sonstige Kennzeichnung gedacht.
Das Feld Label kann einen beliebigen Wert tragen. Durch Export der Datensätze (in der Funktion Person) und Filtern im Excel kann durch dieses Feld eine eingeschränkte Liste erzeugt werden.

Serverausfälle

Während das Anwendungssystem von der Entwicklungsumgebung auf den Server kopiert wird ist die Anwendung nicht aufzufrufen.

Das Kopieren und in Betriebnehmen einer neuen Version dauert nur eingige Minuten. Wenn ein 'weisser' Bildschirm oder eine Fehlermeldung aufscheint, dass iGRINS nicht gefunden werden kann so ist das normal. Das System ist in ca. 10 Minuten wieder lauffähig.

Qualifizierer:

Qualifizierer werden bei Suchabfragen eingesetzt. Sie erweitern die Suchanfrage um Optionen.

Beispiel: Bei der Personenauswahl wird normalerweise angenommen, dass der Suchbegriff im Filterfeld der Name oder Namensteil bedeutet. Gibt man den Qualifizierer id:999 an so sucht das Programm nicht in den Namenseinträgen sonder in der Internen Nummer der Personensätze. Ein Qualifizierer besteht aus der Option (im Bepiel 'id') gefolgt von einem Doppelpunkt und dem Text.